“INILAH perlu dilaksanakan bimbingan teknis kearsipan bagi para pengelola arsip di seluruh OPD Pemerintah Kota Pematang Siantar, dengan harapan ke depan, setiap pengelola arsip di setiap perangkat daerah maupun BUMD dapat melakukan pemberkasan arsip aktif di unit pengolah dan penataan arsip inaktif di unit kearsipan secara baik dan benar. Karena dokumen kearsipan merupakan catatan sejarah semua kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di organisasi pemerintahan.”
Hal tersebut disampaikan Plt Wali Kota Pematangsiantar, Hj Susanti Dewayani di hadapan para pengelola arsip dari seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota (Pemko) Pematangsiantar yang mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) Pemberdayaan Kapasitas Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota Tahun 2022 di Ruang Serba Guna Bappeda, Rabu (03/08/2022).
Hj Susanti Dewayani mengingatkan sangat pentingnya pengelolaan dan mengetahui tentang kearsipan di lingkungan perkantoran, tak terkecuali di dalam kehidupan keluarga. Karena, arsip dapat membantu siapa saja ketika ada permasalahan di kemudian hari.
Bimtek media penting dan strategis
“Karena itu, mengetahui data kearsipan, tentunya tahu akan sejarah. Ketika sudah mengetahui, maka tentu akan semangat Bangkit dan Maju, dalam membangun Kota Pematangsiantar,” kata Hj Susanti Dewayani.
Kegiatan bimtek tersebut dipandang sebagai media yang penting dan strategis bagi para Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk mampu memahami dunia kearsipan yang sesungguhnya, agar mampu diterapkan di lingkungan kerja masing-masing.
Sehingga pada akhirnya memberikan dampak peningkatan akuntabilitas kinerja demi mewujudkan tata kelola Pemerintahan yang efisien, efektif, responsif melayani berdasarkan good governance dan coorporate governance.
Baca juga : FK BPPPN sampaikan aspirasi, Junimart Girsang akan bawa dan bahas dalam RDP di Komisi II
Membangun kesepemahaman
Plt Kadis Kearsipan dan Perpustakaan, Suryani Sinaga menyatakan, maksud penyelenggaraan kegiatan tersebut untuk membangun kesepahaman bagi seluruh perangkat daerah di lingkungan Pemko agar mengelola arsip sesuai peraturan kearsipan yang baku, yang telah ditetapkan melalui peraturan perundang-undangan.
Sedangkan tujuan pelaksanaan kegiatan tersebut yakni, meningkatkan kemampuan aparatur pemerintah dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif sesuai ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku; memberikan penjelasan bagaimana menetapkan dan menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keuangan, Kepegawaian, Perpustakaan, dan Kearsipan sebagai acuan dalam menentukan sebuah arsip aktif atau inaktif, musnah, atau permanen; serta mewujudkan pelestarian arsip untuk diwariskan kepada generasi mendatang.
Ditambahkannya, Bimtek diikuti 106 pengelola arsip dari setiap perangkat daerah, dengan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu Herli Selbi Simanjuntak SE MSi serta Sinondang Masniari.
Hj Susanti Dewayani didampingi Suryani Sinaga dan para narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut menyerahkan Surat Keputusan (SK) Pengelola Arsip se-Kota Pematang Siantar secara simbolis yang diwakili Dinas Arsip dan Perpustakaan, Delita Tambun , Bagian Umum Setdako, Susan Handayani, dan Dinas Komunikasi dan Informatika, Eva Susanna.
Dilanjutkan penyerahan Piagam Penghargaan Pemustakaan dengan kunjungan terbanyak dan Anggota Perpustakaan yang sering meminjam buku pustaka terbanyak yaitu Kalsum Saragih dan Timbo Raja Tambunan.
Kemudian pemberian cenderamata dari Pemko Pematang Siantar kepada para narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumut, Herli Selbi Simanjuntak SE MSi serta Sinondang Masniari. (Samsudin Harahap/***)
